Privacy Policy

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali descritti nella presente Privacy Policy è:

VeyCar è un marchio di Marco Strazzullo, ditta individuale.

Ragione sociale: Marco Strazzullo
P.IVA: 10446921214
Codice Fiscale: STRMRC93R13F839T
Sede legale: Viale Vesuvio 176, 80040 Volla (NA)
Email: info@veycar.it

La presente Privacy Policy riguarda i trattamenti effettuati da VeyCar quale Titolare autonomo del trattamento nell'ambito della gestione della piattaforma, degli account, del rapporto contrattuale, della fatturazione, dell'assistenza e della sicurezza.

Per i dati personali che il Cliente inserisce nella Piattaforma nell'ambito della propria attività di noleggio, il Cliente opera quale Titolare del trattamento e VeyCar opera quale Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, secondo quanto previsto dall'Accordo sul trattamento dei dati personali.

2. Ambito della presente informativa

La presente Privacy Policy si applica ai dati personali trattati da VeyCar in relazione a:

• creazione e gestione degli Account;
• attivazione della Piattaforma;
• gestione del rapporto con il Cliente;
• fatturazione e pagamenti;
• assistenza tecnica e amministrativa;
• sicurezza informatica;
• comunicazioni di servizio;
• comunicazioni commerciali, ove applicabile;
• conservazione delle prove di accettazione contrattuale.

La presente Privacy Policy non sostituisce l'informativa che il Cliente, quale Titolare del trattamento, deve fornire ai propri clienti finali, conducenti, garanti, dipendenti, collaboratori o altri interessati i cui dati siano inseriti nella Piattaforma.

3. Categorie di dati trattati

VeyCar può trattare le seguenti categorie di dati personali:

3.1 Dati del referente e degli utenti della Piattaforma

• nome;
• cognome;
• email;
• numero di telefono;
• ruolo aziendale;
• credenziali di accesso in forma protetta;
• dati relativi alle autorizzazioni e ai permessi interni.

3.2 Dati aziendali e amministrativi

• ragione sociale;
• partita IVA;
• codice fiscale;
• sede legale;
• indirizzo operativo;
• PEC;
• codice destinatario;
• dati di fatturazione;
• piano commerciale scelto;
• stato dell'abbonamento.

3.3 Dati tecnici e di sicurezza

• indirizzo IP;
• user agent;
• data e ora degli accessi;
• log di autenticazione;
• log tecnici di utilizzo;
• eventi di sicurezza;
• informazioni relative al dispositivo e al browser;
• identificativi tecnici necessari al funzionamento della Piattaforma.

3.4 Dati relativi all'accettazione contrattuale

• utente che ha accettato la documentazione;
• data e ora di accettazione;
• indirizzo IP;
• user agent;
• versione dei documenti accettati;
• impronta/hash dei documenti;
• checkbox e dichiarazioni accettate.

3.5 Dati di pagamento

VeyCar può trattare informazioni relative allo stato del pagamento, al piano attivo, agli importi dovuti, agli identificativi di transazione e alle informazioni amministrative necessarie alla gestione dell'abbonamento.

VeyCar non conserva i dati completi delle carte di pagamento. Tali dati sono gestiti dai fornitori di pagamento terzi utilizzati dal Cliente, secondo le rispettive informative privacy e condizioni di servizio.

3.6 Dati inseriti dal Cliente nella Piattaforma

I dati personali inseriti dal Cliente nella Piattaforma nell'ambito della propria attività sono trattati da VeyCar, di regola, quale Responsabile del trattamento per conto del Cliente.

Quando la funzionalità di upload documenti è attiva, VeyCar può trattare immagini, scansioni o file PDF di patente e documento di identità dei clienti finali e dei conducenti, nonché metadati tecnici relativi all'upload e alla gestione del documento, quali data e ora, tipo file, dimensione, impronta hash, indirizzo IP, user agent, visualizzazioni, download e cancellazioni.

Le copie digitali dei documenti sono trattate esclusivamente per erogare la funzionalità richiesta dal Cliente e per supportare eventuali rinotifiche, comunicazioni, contestazioni o riscontri relativi a verbali, sanzioni, pedaggi, parcheggi, sinistri o richieste di autorità competenti. Non sono utilizzate da VeyCar per finalità commerciali, profilazione o finalità non collegate all'erogazione del Servizio.

Il Cliente è responsabile di non inserire dati o documenti non richiesti, eccedenti, non pertinenti o non supportati dalla Piattaforma.

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento

VeyCar tratta i dati personali per le seguenti finalità.

4.1 Creazione e gestione dell'Account

Finalità: creazione dell'utenza, autenticazione, accesso alla Piattaforma, gestione dei permessi e configurazione iniziale.

Base giuridica: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali.

4.2 Erogazione del Servizio

Finalità: consentire l'utilizzo della Piattaforma, gestire l'abbonamento, fornire funzionalità SaaS, mantenere il corretto funzionamento del sistema.

Base giuridica: esecuzione del contratto.

4.3 Fatturazione, pagamenti e adempimenti amministrativi

Finalità: gestione dei pagamenti, emissione e conservazione di fatture, registrazioni contabili e adempimenti fiscali.

Base giuridica: esecuzione del contratto e adempimento di obblighi di legge.

4.4 Assistenza e supporto

Finalità: rispondere a richieste tecniche, amministrative o commerciali, gestire segnalazioni, risolvere problemi e migliorare l'esperienza d'uso.

Base giuridica: esecuzione del contratto e legittimo interesse di VeyCar a fornire assistenza ai clienti.

4.5 Sicurezza della Piattaforma

Finalità: prevenire accessi non autorizzati, abusi, frodi, attacchi informatici, malfunzionamenti e usi impropri.

Base giuridica: legittimo interesse di VeyCar alla sicurezza del Servizio e, ove applicabile, adempimento di obblighi di legge.

4.6 Conservazione delle prove di accettazione

Finalità: documentare l'accettazione delle Condizioni Generali, della Privacy Policy, del DPA e delle clausole specificamente approvate.

Base giuridica: esecuzione del contratto, legittimo interesse alla tutela dei diritti di VeyCar e adempimento di obblighi di legge.

4.7 Gestione documenti per verbali e rinotifiche

Finalità: consentire al Cliente di conservare e reperire, quando necessario, patente e documento di identità dei clienti finali e dei conducenti per eventuali rinotifiche, comunicazioni, contestazioni o riscontri relativi a verbali, sanzioni, pedaggi, parcheggi, sinistri o richieste di autorità competenti collegate al noleggio.

Base giuridica: esecuzione del contratto SaaS con il Cliente, obblighi applicabili al Cliente e legittimo interesse alla corretta gestione documentale, alla sicurezza e alla tutela dei diritti.

4.8 Comunicazioni di servizio

Finalità: inviare comunicazioni relative ad account, sicurezza, aggiornamenti, modifiche contrattuali, scadenze, pagamenti o informazioni necessarie all'utilizzo del Servizio.

Base giuridica: esecuzione del contratto e legittimo interesse.

4.9 Comunicazioni commerciali

Finalità: inviare comunicazioni relative a funzionalità, offerte, aggiornamenti commerciali o servizi collegati.

Base giuridica: consenso, ove richiesto, oppure legittimo interesse nei limiti consentiti dalla normativa applicabile e sempre con possibilità di opposizione.

5. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati necessari alla creazione dell'Account, alla gestione del rapporto contrattuale, alla fatturazione e alla sicurezza è necessario per utilizzare la Piattaforma.

Il mancato conferimento di tali dati può impedire l'attivazione o la prosecuzione del Servizio.

Il conferimento di dati per finalità commerciali non strettamente necessarie è facoltativo.

6. Modalità del trattamento

I dati personali sono trattati con strumenti informatici, telematici e organizzativi idonei a garantire sicurezza, riservatezza e integrità.

Le copie digitali di patente e documento di identità caricate tramite la Piattaforma sono conservate in area cloud S3 privata configurata su Amazon Web Services (AWS), Regione Europe (Milan) eu-south-1, Italia. L'accesso avviene tramite autenticazione applicativa, permessi utente e, ove previsto, link temporanei; i documenti non sono pubblici né destinati a indicizzazione.

VeyCar adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, inclusi controlli sugli accessi, protezione delle credenziali, sistemi di logging, audit di upload/visualizzazione/download/cancellazione, verifica tecnica dei file caricati, impronta hash, misure di sicurezza applicativa e procedure interne per limitare l'accesso ai dati al solo personale autorizzato.

7. Destinatari dei dati

I dati personali possono essere trattati da:

• personale e collaboratori autorizzati di VeyCar;
• fornitori di hosting, infrastruttura cloud e storage S3 privato, inclusa l'infrastruttura AWS configurata in Regione Europe (Milan) eu-south-1, Italia;
• fornitori di servizi email;
• fornitori di sistemi di pagamento;
• fornitori di assistenza tecnica;
• consulenti fiscali, legali, amministrativi o contabili;
• fornitori di sicurezza informatica, logging, monitoraggio o backup;
• autorità pubbliche, enti o soggetti legittimati nei casi previsti dalla legge.

I fornitori che trattano dati personali per conto di VeyCar sono nominati responsabili del trattamento ove necessario.

8. Trasferimenti extra-UE

VeyCar privilegia fornitori e infrastrutture situati nello Spazio Economico Europeo.

Qualora sia necessario trasferire dati personali verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali, il trasferimento avverrà solo in presenza di adeguate garanzie previste dal GDPR, quali decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altri strumenti riconosciuti dalla normativa applicabile.

9. Periodi di conservazione

I dati personali sono conservati per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti.

In particolare:

• i dati dell'Account sono conservati per la durata del rapporto contrattuale;
• i dati amministrativi, fiscali e contabili sono conservati per il periodo previsto dalla normativa applicabile;
• i dati relativi a pagamenti e fatturazione sono conservati per finalità contabili, fiscali e di tutela dei diritti;
• i log tecnici e di sicurezza sono conservati per il tempo ragionevolmente necessario alla sicurezza della Piattaforma, alla prevenzione di abusi e alla tutela dei diritti;
• le prove di accettazione contrattuale sono conservate per il tempo necessario a dimostrare la validità del rapporto e per l'intera durata prescrizionale applicabile;
• le immagini, scansioni o copie digitali di patente e documento di identità caricate nella Piattaforma sono conservate solo per il tempo necessario a eventuali rinotifiche, comunicazioni, contestazioni o riscontri relativi a verbali, sanzioni, pedaggi, parcheggi, sinistri o richieste delle autorità collegate al noleggio, salvo obblighi di legge, contenziosi, richieste dell'autorità o istruzioni lecite del Cliente;
• i dati trattati da VeyCar quale Responsabile per conto del Cliente sono conservati secondo le istruzioni del Cliente, le Condizioni Generali, il DPA e i tempi tecnici di backup e cancellazione.

Al termine del rapporto, i dati potranno essere cancellati, anonimizzati o conservati nei limiti necessari per obblighi di legge, sicurezza, difesa di diritti o gestione di contestazioni.

10. Dati trattati per conto del Cliente

I dati personali che il Cliente inserisce nella Piattaforma relativamente ai propri clienti finali, conducenti, garanti, dipendenti, collaboratori o terzi sono trattati da VeyCar per conto del Cliente.

Per tali dati:

• il Cliente è Titolare del trattamento;
• VeyCar è Responsabile del trattamento;
• il Cliente determina finalità e basi giuridiche;
• il Cliente deve fornire le informative agli interessati;
• il Cliente deve gestire le richieste di esercizio dei diritti;
• VeyCar tratta i dati solo per erogare il Servizio e secondo le istruzioni documentate del Cliente.

VeyCar non utilizza i dati inseriti dal Cliente per finalità proprie diverse da erogazione del Servizio, sicurezza, assistenza tecnica, adempimento di obblighi di legge o tutela dei propri diritti.

11. Diritti degli interessati

Nei casi previsti dal GDPR, l'interessato può esercitare i seguenti diritti:

• accesso ai dati personali;
• rettifica;
• cancellazione;
• limitazione del trattamento;
• opposizione;
• portabilità;
• revoca del consenso, ove il trattamento sia basato sul consenso;
• reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Le richieste relative ai dati trattati da VeyCar quale Titolare autonomo possono essere inviate ai recapiti indicati all'art. 1.

Le richieste relative ai dati inseriti dal Cliente nella Piattaforma per la gestione della propria attività devono essere rivolte al Cliente, in quanto Titolare del trattamento. VeyCar collaborerà con il Cliente nei limiti previsti dal DPA.

12. Sicurezza

VeyCar adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da perdita, uso improprio, accesso non autorizzato, divulgazione, alterazione o distruzione.

Il Cliente resta responsabile della sicurezza dei propri dispositivi, della custodia delle credenziali, della gestione degli utenti autorizzati e dell'uso corretto della Piattaforma.

VeyCar non risponde di accessi non autorizzati o trattamenti illeciti derivanti da comportamenti negligenti, impropri o non conformi del Cliente o dei suoi utenti, nei limiti consentiti dalla legge.

13. Minori

La Piattaforma VeyCar è destinata a clienti aziendali e non è rivolta a minori.

Il Cliente si impegna a non utilizzare la Piattaforma per trattare dati di minori se non nei casi in cui ciò sia lecito, necessario e conforme alla normativa applicabile.

14. Modifiche alla Privacy Policy

VeyCar può aggiornare la presente Privacy Policy per esigenze normative, tecniche, organizzative o commerciali.

Le modifiche rilevanti saranno comunicate con mezzi idonei, anche tramite email, dashboard o pubblicazione sulla Piattaforma.

La versione applicabile è quella pubblicata e/o accettata dal Cliente secondo le procedure di onboarding o aggiornamento documentale previste dalla Piattaforma.

15. Contatti

Per richieste relative alla presente Privacy Policy o all'esercizio dei diritti privacy nei confronti di VeyCar quale Titolare autonomo, è possibile contattare:

Email: info@veycar.it